はじめに
業務で行事の○日前になったら対象者にメールを送りたいということありませんか？
今回はメールを送信する対象者をExcelテーブルで作成し、
Power Automateで行事の前日に対象者に自動メールを送るフローをご紹介します！
フロー全体図
毎日決まった時間にフローを実行して、Excelテーブルに翌日の日付があるレコードがあったらメールを送るという仕組みにしています。
用意するもの
Excelテーブル
今回はこんなExcelテーブルを用意しました。
メールを送信することを考えていますので、「メールアドレス」と「送信日(日付が入る)」列は必ず作成してください。
また、「送信日」列が対象者の行事日ということにします。
Excelの保存先はSharePoint OnlineもしくはOneDriveになりますが、今回はSharePoint Onlineに保存したことを前提に説明します。
フローの作成手順
１．繰り返し
トリガーにはスケジュールから「繰り返し」アクションを選択し、以下画像のように設定します。
設定時刻は任意で決めてください。タイムゾーンを(UTC＋09:00)大阪、札幌、東京にすることを忘れずに！
これで1日1回、決まった時間にフローが自動実行されます。
２．作成
「＋新しいステップ」からデータ操作の「作成」アクションを選択し、「式」から以下をコピペします。
addDays(addHours(utcNow(),9),1,'yyyy/MM/dd')
ここのアクションで、1日後の日付を作成しています。
もし1日前の日付を作成したい場合は、以下のようにするといいです。
addDays(addHours(utcNow(),9),-1,'yyyy/MM/dd')
当日の日付を作成したい場合は、もうお分かりかと思いますが、以下になります。
addDays(addHours(utcNow(),9),0,'yyyy/MM/dd')
フロー実行時に今日の日付が入ったレコードにメールを送りたい場合は、上記の式が使えます♪
３．表内に存在する行を一覧表示
「＋新しいステップ」からデータ操作の「作成」アクションを選択し、以下を指定します。
※DataTime形式は必ず「Serial Number」にしてください。
４．Apply to each
「＋新しいステップ」からコントロールの「Apply to each」アクションを選択し、動的なコンテンツより「表内に存在する行を一覧表示」の「value」を選択します。
５．条件
Apply to eachアクション内の「アクションの追加」からコントロールの「条件」アクションを選択し、以下を指定します。
左辺：式から以下をコピペ
if(empty(items('Apply_to_each')?['送信日']),null,addDays('1899-12-30',int(items('Apply_to_each')?['送信日']),'yyyy/MM/dd'))右辺：動的なコンテンツより「作成」アクションの「出力」
Excelの日付形式の値は、1900年1月1日を1としてカウントアップされた数値になっています。
そのため、Power AutomateでExcelの日付を扱うときは日付形式に変換する必要があります。
各列の形式の判定は、Excelテーブルの1行目のデータを基に判定しているため、1行目の日付が空白だと日付形式に変換されないことが起きます。
そこで、今回は都度日付形式に変換する式にしました。
これで送信日が決まっていないレコードがあっても大丈夫です！
６．メールの送信(V2)
条件アクション「はいの場合」の「アクションの追加」からOffice365 Outlookの「メールの送信(V2)」アクションを選択し、以下を指定します。
宛先：表内に存在する行を一覧表示アクションの「メールアドレス」
件名：なんでもどうぞ
本文：こちらもなんでもいいですが、分かりやすく表内に存在する行を一覧表示アクションの「名前」を指定してみました。
フローの実行
早速手動実行してみましょう。
ブログ記載時点では2022/6/22なので、成功すれば1日後の日付が入っている高橋 四郎さんへメールが届きます。
実行ポチッ！
届きました！
さいごに
本記事では空白行があっても大丈夫なフローを紹介しましたが、そもそも空白行を省く方法がありますので、ついでにご紹介します。
「表内に存在する行を一覧表示」アクションで「フィルタークエリ」を以下にします。
送信日 ne ''
これをすると、送信日列が空白のレコードはそもそも取得されなくなります。
上記を行った場合は、「条件」アクションの左辺には以下をコピペします。
addDays(‘1899-12-30’,int(items(‘Apply_to_each’)?[‘送信日']),'yyyy/MM/dd')
条件アクションで都度日付形式に変更する方法とフィルタークエリを利用する方法、お好みの方をお使いください！
